Im Lotus Notes Client kann nicht nur Lotus Notes Mail empfangen und gesendet werden, der Client unterstützt auch den Empfang von von E-Mails über Pop3 und IMAP.
Ebenso kann über den Notes Client eine E-Mail über einen externen SMTP Server versendet werden.

Schritt 1:
Erstellen einen Kontos für den Mail Empfang.

Im persönlichen Namen- und Adressbuch (Kontakte) erstellen Sie für jedes Postfach, was abgefragt werden soll, einen neuen Benutzerkonto-Eintrag "Erweitert/Konten/Neu/Benutzerkonto".
Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen für das Konto. Als Server geben Sie den externen Mail- Server an, den Sie abfragen möchten. Die Anmeldeinformationen wie Anmeldename und Kennwort ist die Identifizierung für den externen Mail Server. Wählen Sie als Protokoll IMAP oder Pop.
Benutzen Sie die Arbeitsumgebungszuordnung wenn Sie über die Arbeitsumgebungen später zwischen Ihrer normalen Notes Umgebung und dem externen Postfach umschalten möchten.
Hierfür erstellen Sie ein eigenes Arbeitsumgebungsdokument welches Sie in den Kontoineinstellungen zuordnen.

Schritt 2:
Erstellen eines Kontos für den Mail Versand.

Im persönlichen Namen- und Adressbuch (Kontakte) erstellen Sie einen neuen Benutzerkonto-Eintrag für den Mail Ausgang "Erweitert/Konten/Neu/Benutzerkonto".
Vergeben Sie einen aussagefähigen Namen für das Konto. Als Server geben Sie den externen Mail- Server an, den Sie zum versenden benutzen möchten. Die Anmeldeinformationen wie Anmeldename und Kennwort ist die Identifizierung für den externen Mail Server. Wählen Sie als Protokoll SMTP.

Schritt 3:
Erstellen einer eigenen Arbeitsumgebung für das externe Postfach.

Im persönlichen Namen- und Adressbuch (Kontakte) erstellen Sie ein neues Arbeitsumgebungsdokument "Erweitert/Arbeitsumgebungen/Neu/Arbeitsumgebung".
Vergeben Sie einen aussagefähigen Namen für die neue Arbeitsumgebung. Die Eingabe im Feld "Internet-Mailadresse" ist Ihre externe Mail Adresse unter der Sie die Mail versenden. Im Register "Server" geben Sie den Domino Server an, auf dem Ihre Mail Datenbank liegt. Lassen Sie das Feld leer wenn Sie eine lokale Mail Datenbank nutzen möchten. Im Register Mail geben Sie den Speicherort der Mail Datenbank an.

Die erstellte Arbeitsumgebung geben Sie in den Benutzerkonten an, damit ist es möglich innerhalb des Notes Clients zwischen der normalen Notes Umgebung und der externen Umgebung zu wechseln.

Um nun die externen Mails abzurufen, wählen Sie die neue Arbeitsumgebung. Dann die Replizierung. Innerhalb der Replizierung wählen Sie den Schalter "Jetzt starten/Nur Mail jetzt starten". Die E-Mails werden abgerufen, neu erstellte E-Mails werden ausgeliefert.

Über den Zeitplan kann das abholen und versenden in bestimmten Intervallen automatisch als Hintergrundprozess eingerichtet werden.